La Robotic Process Automation (RPA) è l'automazione dei processi aziendali attraverso la digitalizzazione di alcuni o di tutti questi componenti con l'obiettivo di migliorare l'efficienza, l'agilità e la conformità del processo aziendale.


Per le aziende costituisce un vero valore aggiunto automatizzare i processi "ripetitivi" manuali che potrebbero svincolare risorse da destinare ad altre attività, cosa resa possibile dell’eliminazione degli errori e dalla pressoché immediata riduzione dei costi.   


GESTIONE DEGLI ORDINI E DEI RAPPORTI CON I CLIENTI

Automazione e Sincronizzazione di Dati in entrata (ordini) ricevuti dall'esterno o all'interno dell'organizzazione, sotto forma di:

  • Carta
  • Fax
  • Fogli di calcolo/file piatti
  • Email, ticket di supporto
  • Notifiche dell'applicazione
  • Voci di database


I clienti hanno diritto a un’efficiente circolazione delle informazioni che riguardano: stato delle consegne, avanzamento delle pratiche, eventuali criticità riscontrate ecc.  Moltissime di queste attività possono essere automatizzate, con in più la variante - molto di moda negli ultimi anni - dell’assistente virtuale, del chatbot, che fornisce informazioni in tempo reale tramite una vera e propria conversazione. 



Se a questo aggiungiamo attività di automazione nella gestione delle e-mail o degli SMS e un servizio, rigorosamente automatico, di invio di notifiche e aggiornamenti, buona parte delle comunicazioni diventa subito efficiente e i rapporti migliorano con i clienti, con i trasportatori, con i vettori, con i fornitori, con i 3PL.

Per performance di alto livello, a una meccanica estrazione di dati per la compilazione di un'anagrafica si può aggiungere una capacità di valutazione (AI – Intelligenza artificiale) che, oltretutto, può essere affinata nel tempo tramite il continuo addestramento degli algoritmi di Machine Learning.

Con il WMS StockSystem è possibile attivare anche il conto.


PIANIFICAZIONE DELLA DOMANDA E DELL’OFFERTA – GESTIONE DELL’INVENTARIO

Dalla pianificazione della domanda dipendono la gestione dei materiali, della produzione, dell’inventario e delle attività logistiche. Le aziende che riescono a prevedere la domanda in maniera affidabile possono poi contare su una gestione delle scorte ottimizzata, che a sua volta si traduce in costi calanti e livelli di servizio in rapida ascesa.   

L'RPA può intervenire nel processo di pianificazione in due modi: automatizzando le procedure ripetitive che sono gestite ancora in modalità 

manuale e, grazie ad AI e Machine Learning, fornendo ai manager una serie di indicatori utilissimi ai fini della previsione della domanda, così da prepararsi per tempo ad eventuali picchi o flessioni più o meno fisiologiche.

In concreto, è utile RPA fornisce strumenti in grado di:

  • aggregare i dati da più fonti
  • raccogliere serie storiche delle vendite
  • analizzare i dati sull’ andamento del mercato

PIANIFICAZIONE DELLA PRODUZIONE E DELLA LOGISTICA INBOUND/OUTBOUND

In ambiti produttivi RPA può portare risultati utili nella gestione di alcune attività quali:

Gestione dell’inventario

  • Per quanto riguarda l’inventario, la gestione delle scorte è fondamentale per la redditività di un’azienda, che infatti è perennemente alla ricerca di quel giusto equilibrio tra l’eccesso di stoccaggio e la rottura di stock. 
  • RPA può intervenire con un’integrazione all’interno di un gestionale di magazzino (WMS) che, oltre al costante monitoraggio dei livelli di inventario (via barcode, RFID o droni), emetta ordini di acquisto per nuove merci quando queste scendono al di sotto di una certa soglia critica.


Ricevimento merci e registrazione fatture 

  • Dematerializzare i documenti accompagnatori è essenziale per ottenere efficienza, trasparenza e un’avvertibile riduzione dei costi. Per certificare il trasferimento delle merci, il DDT non deve necessariamente accompagnarle ma può essere trasmesso in forma elettronica entro il giorno in cui ha inizio il trasporto.

  • La complessità dipende principalmente da due fattori:    
    - l’assenza di standard vincolanti a livello di formati e canali di trasmissione
    - la maturità digitale eterogenea tra cedente e cessionario. 

  • Dematerializzazione dei documenti di trasporto non significa scansionare il cartaceo e inviare un PDF via e-mail, ma abbattere le operazioni manuali, ovvero fare in modo che il DDT venga prodotto dai sistemi gestionali e documentali dell’azienda e trasferito al destinatario in modo il più possibile automatizzato in funzione della maturità digitale del ricevente. Le aziende più evolute, che gestiscono centinaia di DDT ogni giorno, possono optare per un flusso di dati EDI, in altri casi l’e-mail e/o una PEC sono strumenti adeguati.


  • Infine, occorre dematerializzare la trasmissione della Proof of Delivery, che costituisce la prova dell’avvenuta consegna del bene dal vettore al cliente. La POD va ovviamente trasmessa a colui che invia la merce.  

Gestione degli ordini di lavoro

Quali sono i principali vantaggi derivanti dalla RPA?

  • Riduzione errore umano e incremento soddisfazione dipendenti

  • Incremento capacità produttiva e ricollocazione dello staff 

  • Riduzione dei tempi di gestione

  • Operatività e Controllo 24/7

  • Riduzione dei costi del processo

  • ROI in tempi ridotti

  • Elementi e soluzioni riutilizzabili in più processi

  • Scalabilità


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